Japonların Kanban tekniği ile derslerinize daha verimli çalışın!
Kanban tekniği Japonların çalışma disiplinine ve kültürüne göre düzenlenmiş etkili bir zaman yönetimi methodudur. İlk olarak Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından kullanılmıştır. Japoncada tahta/tabela anlamına gelen Kanban yönteminin iki temel prensibi var. Görselleştirmek ve sınırlandırmak. Görselleştirmek verilen görevi somut bir hale getirirken sınırlandırmak bu görevlerin yığılmasını engeller.
Tekniği kullanırken görsellerden faydalanıyor olmak sağ beynin, dili ve kelimeleri kullanıyor olmak ise sol beynin devrede olmasını sağlıyor. Dolayısıyla teknik her iki zeka alanına da hitap ediyor. Kanban tekniğinin bu özelliği herkes tarafından kullanılabilirliğini artırıyor.
Kanban Tekniği Nasıl Kullanılır?
Kanban tekniği dijital ortamda, bilgisayar programında, tahtada, panoda, duvarda, yerde veya kağıt üzerinde hazırlanabilir. Sadece bir kalem, kağıtla hazırlanabileceği gibi renkli kalemler, post itler ve görsellerle de desteklenebilir. Renklerin, post itlerin kullanımı daha dikkat çekici ve keyifli hale gelmesini destekleyecektir ancak şart değil. İsterseniz sizler için hazırladığım Kanban şablonunu çıktı alarak kullanabilirisiniz.
Kanban tekniğ kişisel, özel, sosyal, akademik yaşam için de kullanılabilir. İsterseniz tüm görev ve sorumluluklarınızı bir arada yazabilir ya da hepsi için ayrı kategorilerde çalışabilirsiniz. Evde yapılacaklar, okulda yapılacaklar, ilgi alanları gibi. Tekniği öğrendiğinizde ve pratik kazandığınızda ihtiyacınıza göre çok daha çeşitli çalışmalar yapabilirsiniz. Çalışmanız gereken konular, öğrenmek istedikleriniz, çözmeniz gereken denemeler gibi. Görselleştirme kadar önemli bir diğer konu ise sınırlandırmak ve sınıflandırmaktır. Zihnimiz çoğunlukla yaptığımız, yapacağımız ve yapmakta olduğumuz işlerle meşgul. Bunları kategorize etmekte zorlanıyor ve çoğunlukla hiçbir işi bitiremediğimiz veya yol alamadığımız yanılgısına kapılıyoruz.
Bu da bize günümüzün oldukça verimsiz geçirdiğimizi ve bir arpa boyu yol alamadığımızı düşündürüyor. Kanban tekniği zihnimizde dağınık halde duran her şeyi bir düzene sokma imkanı sunuyor. Bu teknikle yaptıklarımızı, yapacaklarımızı ve yapmakta olduklarımızı kategorize edebiliyoruz. Böylece neyi bitirdik, neye başlamalıyız ve neyin ne kadarını yaptık somut şekilde görebiliyoruz.
Dolayısıyla bu teknik ile çalışırken işlerinizi “Yapacaklarım, Yapmakta olduklarım ve yaptıklarım” olarak sınıflamanız gerekiyor. Bu sınıflamayı yaparken ilgili başlıkları çalışma kağıdınıza veya alanınıza yan yana 3 sütun halinde yazmalısınız.
1.Yapacaklarım Sütunu
Yapacaklarım sütununa henüz yapmaya başlamadığınız ama yapmanız gereken işleri yazmalısınız. Buraya yapmanız gerekenler kadar yapmak istediklerinizi de yazabilirsiniz. Henüz planlamadığınız ama yapmayı hayal ettiğiniz, arzu ettiğiniz şeyler de olabilir. Tüm bu görev ve isteklerinizi buraya yazmanız artık onları yapmaya başlamanız için de motivasyon sağlayacak.
Ayrıca yapılacaklar listesini yazılı olarak listelemek veya görselleştirmek kişinin üzerindeki işleri daha net görmesine de yardımcı olur. Böylece zamanınızı gereksiz yere harcadığınız, gerekenden fazla oyalandığınız işlerinizi de tespit edebilirsiniz.
Kanban tekniği kişinin işlerini bitirmek için motive olmasını, organize olmasını, zamanı verimli kullanmasını destekler. Aynı zamanda iş listesinin somutlaştırılması kişinin görevlerini yerine getirmesi için bir bağlayıcılık da sağlayacaktır. Üzerinizdeki işleri biliyor olmak başkalarının teklif ve ricalarına hayır diyebilmenizi kolaylaştırır. Ayrıca kanban methodu ile üzerinizdeki işleri hafife almaz, işleri erteleyip biriktirmezsiniz.
2.Yapmakta Olduklarım Sütunu
Yapmakta olduklarım sütununa yapacaklarım listesinden seçeceğiniz 3 işi yazmalısınız. Bu 3 iş aciliyete göre öncelik verilmiş veya doğrudan tercih edilmiş olabilir. Burada daha az veya daha fazla iş seçilmemesinin de motivasyonu destekleyen bir nedeni var. 3 işe öncelik verilerek kişinin üzerindeki zaman ve performans baskısının azalması amaçlanıyor.
Çünkü sınırlı zamanda mümkün olandan daha fazla işi üstlenmek zaman ve performans baskısını artırıyor. Daha fazla işin sırada beklediğini bilmek kişiyi işleri yarım bırakmaya ya da baştan savma yapmaya itebiliyor. Kalabalık bir listeden üç işe öncelik vermek ise daha kaliteli işler üretmek ve zaman baskısı yaşamamak için kolaylık tanıyor. Böylece Kanban tekniği ile erteleme davranışının da önüne geçilmiş oluyor.
3.Yaptıklarım Sütunu
Yaptıklarım sütunu ise kişinin yapıp bitirdiği işleri taşıdığı sütundur. Yapmakta olduklarım listesinde biten işler bu alandan silinip yaptıklarım alanına taşınır. Bu hem kişinin bitirdiği işleri görüp motive olmasını sağlar hem de psikolojik olarak kişiyi rahatlatır. Bu sütundaki işlerin artması bireyin üzerindeki işlerin azalmasını ifade eder.
Bu nedenle bu sütunu doldurabilmek birey için ulaşılması gereken bir hedef niteliği taşır. Yaptıklarım sütunundaki liste doldukça hissedilen tatmin de artacaktır.
Kanban Tekniğinin Avantajları
- Kanban yöntemiyle çalışmalarınızı zamanında tamamlamak ve bunun sonucunda artarak daha verimli çalıştığınızdan motivasyonunuzu artırır.
- İşlerinizi somutlaştırmanız üzerinizdeki işleri görmenizi, kendinizi iş planınıza göre organize etmenizi sağlar.
- Bu sayede sorumluluklarınızı unutmaz, zamanlamayı kaçırmazsınız.
- Kanban tekniği ile zaman baskısı yaşamaz, zaman baskısı sonucu açığa çıkan stres veya kaygıyı duymazsınız.
- Kendinize, ilgi ve becerilerinize, sevdiklerinize daha fazla zaman yaratabilirsiniz.
- Zihninizdeki karmaşadan kurtulur, rahatlarsınız.
- Neleri, ne kadar sürede başarabildiğinizi görürsünüz.
- Daha iyisini başarmak için motive olursunuz.
- Erteleme davranışı bırakırsınız.
- İşlerinizi, görev ve sorumluluklarınızı hafife almazsınız.